Sistema Financiero "PCT Enterprise"




Ejecución de Ingresos

La Ejecución de Ingresos se encarga de manejar la programación y registro de la ejecución presupuestal de los recursos propios. Esto se logra a través de la integración con el subsistema de Tesorería que es el receptor primario de la información sobre ingresos o por el subsistema de facturación si se utiliza el método de causación del ingreso.


Objetivos


  1. Servir como receptor de la información de ejecución de ingresos.
  2. Proporcionar la información sobre ejecución presupuestal de ingresos a nivel de presupuesto de ingresos.
  3. Satisfacer la operación de recursos propios o administrados.
  4. Controlar los ingresos por cobrar o derechos adquiridos.
  5. El registro de la estimación de los ingresos a nivel de fuente de financiación como parte del Programa Anual de Caja desde la óptica del recaudo

Descripción Funcional


Presupuesto de Ingresos permite el ingreso del presupuesto Inicial, adiciones de reducciones del mismo de acuerdo con la definición que establezca la Entidad (Creados en el módulo de Ingresos de tesorería) y los lineamientos del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Alimentación automática de Ingresos desde el módulo de recaudo por recibos de caja del subsistema de Tesorería.

Registro de Ingresos sin situacion de fondos

Alimentación automática del derecho por cobrar que se lleva a cabo desde el módulo de rentas y/o facturación. Y ajusteas manuales mediante modificaciones a nivel presupuestal

Permite la programacion inicial de PAC de ingresos y sus modificaciones durante la vigencia(Adición, Reducción, Anticipo, Aplazamiento) como insumo para la programacion y modificaciones relacionadas con el Pac de Gastos que se programa en el Registro presupuestal de Comprommiso y el uso real se controla desde Tesoreria al momento del pago

Consultas y reportes de movimientos de ingresos, ejecuciónes presupuestales históricos de transacción e informes para entes de control entre otros


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Ejecución de Egresos

La ejecución de Egresos es una herramienta que permite proveer un control detallado del proceso de ejecución del presupuesto pasando por los diferentes estados (disponibilidad presupuestal CDP, registro del compromiso, obligación y pago). Igualmente, tiene relación con los subsistemas de Central de Cuentas, causación, Tesorería y contabilidad.


Objetivos


  1. Servir como receptor de la información de ejecución de ingresos.

  2. Proporcionar la información sobre ejecución presupuestal de ingresos a nivel de presupuesto de ingresos.

  3. Satisfacer la operación de recursos propios o administrados.

  4. Controlar los ingresos por cobrar o derechos adquiridos.

  5. Cumplir con la reglamentación del Estatuto Orgánico de Presupuesto y sus Decretos reglamentarios.

  6. Satisfacer los requerimientos de operación de egresos.

  7. Registrar adiciones, reducciones y traslados presupuestales para solicitar su aprobación o realizarlas cuando no requieran autorización.

  8. Registrar congelaciones y descongelaciones, reducciones y traslados presupuestales para solicitar su aprobación o realizarlas cuando no requieran autorización.

  9. Incorporar y controlar el Programa Anual de Caja.

  10. Expedir y controlar las disponibilidades y los compromisos presupuestales.

  11. Manejar el registro de proyectos y contratos desde el punto de vista presupuestal.

  12. Producir los informes de ejecución presupuestal a todo nivel y libros detallados de presupuesto.

  13. Recibir automáticamente la ejecución de egresos por pagos desde el subsistema de Tesorería.

  14. Permitir ejecución presupuestal de egresos que no pasan por Tesorería (pagos sin situación de fondos).

  15. Controlar las reservas de apropiación en todas sus fases.

  16. Permitir la ejecucion de recursos bienales y vigencias futuras.


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Descripción Funcional


Desde el módulo de Apropiación, la entidad puede personalizar el catálogo de rubros del presupuesto de egresos de acuerdo con la definición que establezca la Dirección General de Presupuesto Nacional o su organismo de control. Puede manejar la ejecución del presupuesto por unidad ejecutara creando tantas unidades como se necesiten (o seccionales) y autorizando al usuario por unidad si lo desean.

La entidad define el presupuesto inicial de gastos y sobre este realiza las modificaciones de apropiación que se equieran(Adiciones, Reducciones, Traslados, distribuciones, congelaciones y descongelaciones )

Elabore fácilmente y con disponibilidad de apropiación controlada los Certificados de Disponibilidad Presupuestal desde el módulo de Presupuesto de Gastos, o generelos de forma automática a partir de solicitudes de disponibilidad que los usuarios pueden ingresar en línea desde el Módulo de Solicitudes de CDP, y fácilite con este proceso el seguimiento de solicitudes de forma centralizada o en el lugar de trabajo de cada usuario autorizado

Identique y programe las vigencias futuras de tal manera que durante el cierre de vigencia el sistema de forma automática genere los nuevos Certificados de Disponibilidad que correspondan a cada vigencia que inicia

De igual manera elabore los Registros Presupuestales de Compromiso controlando el saldo disponible del CDP, programando de forma directa los pagos acordados contractualmente validando de forma directa la disponibilidad de PAC para controlar las fechas de pago de acuerdo al estimado de gasto con respecto al estimado de recaudo

Integre la nómina financieramente de tal manera que la expedición de los registros presupuestales de nomina y aportes patronales sea un proceso automático

El sistema de Presupuesto de Gastos le permite constituir las Reservas de Apropiación o Incorporarlas en el Presupuesto de Gastos de la nueva vigencia generando de forma automática los nuevos CDP y Registros que se vayan a incorporar, esto ultimo mediante un sencillo ejercicio de homologacion de rubros entre vigencias


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Desde el Módulo de Central de Cuentas controle dinámicamente de las obligaciones adquiridas por la entidad integradamente con el proceso presupuestal y contable. Elabore órdenes de pago tomando como base el registro del compromiso presupuestal adquirido previamente, ya sean de la vigencia actual o de la reversa presupuestal

Ustede puede Controlar la documentación que sirve como soporte para él tramite de una cuenta, Liquidar en forma automática los descuentos y recargos imputables a una orden de pago, Controlar los anticipos y su amortización o avances y la correspondiente Legalizacion, Producir los informes de los estados de la cuenta durante todo el proceso.

Personalice el catálogo de documentos solicitados por su entidad y catalogo de descuentos y recargos para cada uno de los tipos de contratos que requieran durante su gestión administrativa con su correspondiente liquidación y seguimiento de la orden, aplique y controle de forma automatica los requisitos y liquidación

Controle y haga seguimiento de los estados de las obligaciones de la entidad para determinar el avance en los procesos de trámite y suministrar información clara a los contratistas.

Controle contablemente desde Central de cuentas la Amortizacion de los Anticipos, de tal manera que pueda generar consultas de anticipos sin amortizar, amortizados parciales y amortizados totales

Con el Módulo de Causación, y la parametrizacion contable que su entidad determine, registre de forma automática lso registros contables, legalice los movimientos de entrada de almacen, registre la obligación presupuestal y autorice el correspondiente pago.

El Módulo de Legalizaciones le permite controlar y registrar contablemente la legalizacion de avances y cajas menores con los correspondientes controles de valores a reintegrar.


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El Subsistema de Tesorería de contiene los módulos necesarios para cumplir con los objetivos de la gestión de recursos financieros (Caja “Ingresos”, Egresos “Pagos”, Entrega de Cheques y Conciliaciones Bancarias) de la Entidad.

Los procesos de origen de los Ingresos son: recaudo de recursos propios (efectivo o cheque) y Notas crédito bancarias; para cada uno de los orígenes de la información, se tiene un tratamiento estándar y su proceso contempla la etapa presupuestal, contable y de Tesorería.

- Producción automática de los comprobantes contables y registro en la ejecución presupuestal de ingresos. Actualización de la ejecución de flujo de efectivo, libros de bancos, libro de caja. Distribución de usos cuando afecte a diferentes cuentas contables.

Los Egresos ejecutan en línea el presupuesto de egresos con todas sus implicaciones (apropiación, PAC, contrato, compromiso presupuestal, obligación) y generan el registro contable en el comprobante diario de egresos del día.

se consideran las siguientes alternativas: el pago mediante el giro de cheques, cuenta única, transferencias y notas débito Bancarias. Permite imprimir automáticamente los cheques sin necesidad que sean en formas continuas

Permite diferentes tipos de egresos posibles en los entes públicos son los giros presupuestales que dependen directamente de una orden de pago (Central de Cuentas y los giros Tesorales que corresponden a giros que no tienen una orden de pago directa “OAT” (operaciones auxiliares de tesorería) puesto que pueden ser los pagos de los descuentos hechos a las ordenes de pagos presupuestales Ej.: Pago Retención en la fuente descontada a los contratistas, IVA por pagar descontado etc. Pagos de múltiples ordenes en un solo pago o girar varios cheques para una sola orden de pago

Facilita los procesos de traslados entre bancos gnerando de forma automática el debito y el crédito en una solo clic.

El usuario puede llevar el registro de entrega física de los cheques, en la aplicación de Entrega de Cheques, e integrar esta informacion con los procesos de conciliacion, asi como facilitar el registro y seguimiento de Acreedores varios.

Permite un manejo ágil de la Conciliación Bancaria, facilita mantener actualizados los saldos en bancos, es una herramienta para controlar saldos con extractos, ayuda a identificar los registros pendientes por conciliar y permitir la impresión de la conciliación bancaria asi como deshacer la conciliación y generar una nueva


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Al ser un sistema de base contable la información es capturada en línea y no necesita ningún proceso Bach o interfase para su registro, depende directamente del módulo de integración donde es parametrizable la imputación contable por cada proceso financiero y administrativo.

El módulo de Contabilidad que ofrecemos tiene la capacidad de brindar la información necesaria y oportuna, para obtener los estados financieros que permitan realizar un análisis Gerencial del comportamiento financiero y patrimonial de la gestión, así como también los informes requeridos por la Contaduría General de la Nación.

Facilita los procesos de consolidación de entes agregados para presentación de la información a la Contaduría General de la Nación mediante el cargue de archivos planos y la identificación de los entes.

Obtenga el Balance General de la Entidad en forma oportuna y confiable, con varios niveles de consolidación, por unidad ejecutora. Genere rapidamente libros oficiales y auxiliares, utilice las herramientas ágiles para la consulta y análisis de la información y aproveche la flexibilidad en la producción de todo tipo de estados financieros definidos y modificados por el usuario de acuerdo con sus necesidades

Personalice y administre el Plan Unico de Cuentas al nivel de cuentas auxiliares que su entidad requiera.

Administre y controle los procesos de Provisiones, amortizaciones, diferidos y genere facilmente los Certificados de Ingresos y retenciones exigidos por la ley.

La filosofía del sistema con respecto a los registros contables es de no permitir que módulos diferentes a los de contabilidad (Contabilidad e Integración) manipulen cuentas contables, ya que esto es derecho propio del área contable, tanto su definición como su manejo y mantenimiento. El módulo de Integración es el corazón de la contabilidad integrada al sistema, puesto que de él depende todo el movimiento contable generado por los módulos que hacen parte del sistema.

El Modulo de Integración se subdivide en la siguiente forma: - Presupuesto de Gastos vs. Contabilidad - Central de Cuentas vs. Contabilidad (Obligaciones) - Descuentos y Recargos de Ordenes de Pago vs. Contabilidad - Presupuesto de Ingresos vs. Contabilidad - Recaudo (Ingreso Efectivo) vs. Contabilidad - Caja vs. Contabilidad - Cuentas Bancarias vs. Contabilidad - Pagos Tesorales vs. Contabilidad - Almacén vs. Contabilidad - Facturación vs. Contabilidad (Cuentas por Cobrar) - Descuentos y Recargos de Facturación/Contabilidad. - Rentas vs. Contabilidad

El sistema le facilita la herramienta para la generacion de la Información Exógena para la DIAN, este resultado se basa en la parametrizacion de formatos y conceptos desde el punto de vista de la conceptualizacion de las Cuentas contables estableciendo resultado de base Crédito, Débito, Saldo o Valor base de los registros contables de la vigencia de presentacion para los diferentes atributos requeridos en el reporte..


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